Phase 1

Compréhension de vos besoins Formation d’un collaborateur aux spécificités de votre étude Mise en place de l’opération Mise à disposition d’un numéro de téléphone dédié

Phase 2

Un collaborateur dédié prend vos appels entrants en votre nom Identification des appelants (nom, prénom, société … ) Traitement des appels selon la foire aux questions Signifié ou débiteur - Suivi de dossier .................................50 % Client ou Prospect - Nouveau ou suivi de dossier ............. 17 % Comment puis-je payer ? ......................................................6 % J’ai reçu un avis de passage. Que dois-je faire ? .................5 % Quel est votre mail / fax ? ......................................................4 % Divers .................................................................................. 18 %

En dehors de nos heures d’ouverture, un répondeur personnalisé prend le relais

Phase 3

Envoi d’un mail / SMS avec vos messages en temps réel Transfert des appels aux collaborateurs selon les règles définies

Cas 1 : Questions rapides (non liées à un suivi de dossier)

Renseigner l’appelant à l’aide de la foire aux questions (FAQ) En cas de question rapide non répondue dans la FAQ : se rapprocher du cabinet pour avoir la réponse, recontacter l’appelant pour le renseigner puis enrichir la FAQ

Cas 2 : Appel d’un signifié / débiteur avec une question sur un dossier en cours

Préciser à l’appelant : « la personne en charge de votre dossier est actuellement occupée, je vais prendre votre message et lui demander de vous recontacter par téléphone ou par mail » Vous adresser un mail en précisant le nom de l’appelant, son prénom, la référence de son dossier, son téléphone, son mail ainsi que le motif de son appel

Cas 3 : Appel d’un client ou d’un prospect

Transmettre l’appel sur la ligne direct du cabinet